Är ni inte helt klara med budgeten för 2020, trots att året redan har börjat? Oroa er inte! Här är några tips om hur man snabbar upp budgetarbetet.
För de flesta som jobbar med redovisning och ekonomi är det avgörande att varje dag ha bra kontroll över företagets resultat, likviditet och tillgångar. I arbetet med att sköta ett företags ekonomi ingår också att följa upp hur CFO och kollegorna prioriterar sin egen tid. Det händer att det läggs ner onödigt mycket tid på budgetar och prognoser, men hur snabbar man upp och förbättrar budgeteringsarbetet?
Dagens råd har vi hämtat från vår egen «värld», från internationella experter och – inte minst – den nordiska byrån View Ledger som har kontor i både Sverige och Norge och som ger jordnära och praktiska tips gällande budgetering och prognoser.
1. Det är dags att komma igång med budgetprocessen nu
«Oavsett om du har ett litet eller stort företag måste du avsätta tid för planering och genomförande av nästa års budget, och den bör vara något mer än bara en uppställning av intäkter och kostnader. Den ska också vara ett verktyg för att förstå vilka möjligheter företaget har under den närmaste tiden», skriver View Ledger i en artikel om vanliga fel som görs när man budgeterar. Ja, förutsatt att det redan finns en budget alltså. Vi tolkar det som att företag som ännu inte börjat göra en budget bör sätta igång nu, men att de bör skynda långsamt för att säkra kvaliteten i processen och den slutliga budgeten.
2. Låt budgeten bli något mer än en kopia av fjolårets
En budget ska kunna användas för att tillföra företaget något. Företagets övergripande strategi och huvudmål är bra att ha som utgångspunkter – och de bör bidra till att definiera budgetens ramar. Huvudmålen bryts normalt ner till planer som i praktiken kan vara satsningar på nya produkter eller marknader, beslut om rekryteringar eller investeringar i nya produktionsmedel. De flesta företag siktar mot tillväxt, bättre lönsamhet och starkare likviditet – men visar budgeten vägen mot dessa mål?
3. Förenkling är lättare än du tror – använd verktyg!
Samtidigt som budgeten inte bör vara en kopia av fjolårets budget är det ändå många poster som ser nästan likadana ut från år till år. Trots att en stor del av nästa års utgifter är hundra procent förutsägbara läggs det för mycket tid på att gräva fram exakt dokumentation på de belopp som kan kopplas till de förväntade utgifterna. När ni minskar tidsåtgången för det som bör vara rutinsysslor vid budgeteringen frigör ni tid för de mer strategiska satsningarna.
LÄS OCKSÅ: Så hanterar Elgiganten 400 hyresavtal.
4. Fokusera främst på de största posterna
80-20-regeln gäller ofta även för utlägg och kostnader. Ta fram de största poster som ni kommer att ha nästa år och ta reda på när betalningarna ska göras. Gör likadant med intäkterna. Om dessa har registrerats och finns tillgängliga i ett verktyg för löpande avtal kan ni spara mycket tid samtidigt som precisionen ökar.
5. Involvera de viktigaste medarbetarna i processen
Som nämnts under punkt 2 rekommenderas det att företagets strategi läggs till grund för budgetprocessen. Det innebär att ni bör involvera de beslutsfattare inom företaget som sannolikt kommer att initiera större åtgärder som får konsekvenser för företagets likviditet.
6. Var realistisk och klarsynt, i synnerhet vad gäller intäkter
«De flesta tror på sina egna produkter och tjänster. Det är därför viktigt att man är realistisk och inte för optimistisk när intäkterna ska budgeteras. Gör en bedömning av vad som är möjligt att leverera på intäktssidan med tanke på den kapacitet företaget har och potentialen på marknaden», skriver View Ledger. Om nästa års säkra intäkter redan finns registrerade i exempelvis Complete Control kan ni enkelt kontrollera om kunderna har tecknat avtal för ytterligare ett år.
Är du redo att diskutera hur ni kan minska ner på rutinarbetet under budgetprocessen och samtidigt göra prognoserna mer träffsäkra?