Højere effektivitet og hurtigere processer er to af grundene til, at din organisation har brug for et moderne budget- og prognosesystem, men det er langt fra de eneste. Og systemet bør naturligvis ligge i skyen!
Et cloudbaseret budget- og prognosesystem er nøglen til en modernisering af virksomhedens budgetarbejde, og det vil gøre opgaven for top- og mellemledere både enklere og mere effektiv.
Virksomheder, der arbejder planmæssigt og målrettet, vil se sådan et system som afgørende for at implementere bredt baserede processer, der giver holdbare budgetter, og for dataindsamling, der gør prognoser til et reelt styringsværktøj for virksomheden.
Bedre arbejdsprocesser
Det er ikke kun, når de ansatte sidder i hvert deres hjemmekontor, at det er vigtigt med systemer, der tilrettelægger gode, distribuerede arbejdsprocesser – det vil alle virksomheder have behov for. Det betyder selvfølgelig mere i lidt større organisationer end i de allermindste, men det faktum, at alle involverede i budgetteringsarbejdet har adgang til en løbende opdateret version af det samme system, skaber et godt flow og konsekvent retning i arbejdet. Hvis du har læst vores blogindlæg "6 tegn på at virksomheden bør holde op med at bruge Excel til budgettering", vil dette være kendt af dig.
Enklere integrering
Når man skal bruge en budget- eller prognosticeringsløsning, er noget af det vigtigste at kunne hente relevante, opdaterede og retvisende data ind. Enkelte leverandører lægger op til, at data kan eksporteres fra virksomhedens forskellige systemer (som ERP- eller CRM-løsninger eller lignende) for så at blive importeret ind i den aktuelle løsning. Den type manuelle processer åbner imidlertid for fejl og unøjagtigheder. Derfor er det bedre at etablere et trygt link ind mod alle relevante systemer, så data kan indhentes kontinuerligt. Så kan prognosticering gennemføres langt oftere, og det giver organisationen mange flere muligheder.
Kortere vej til rapportering og grafer
At alle involverede i budgetteringsarbejdet har adgang til én, fælles og løbende opdateret version af sandheden fjerner usikkerhed og sparer tid. Samtidig åbner det for decentraliseret opgaveløsning uden at miste kontrollen centralt. Et andet vigtigt moment ved dette er, at vejen til rapporter, grafer og brugergrænseflader bliver både kortere og sikrere. Dette er jo et værktøj, der skal bidrage til selskabets styring og ledelse, og så skal man være ekstra tryg ved, at tallene er korrekte
Derfor bør løsningen være cloudbaseret
I dag er det helt naturligt for langt de fleste, at denne type system skal være cloudbaseret, men det er alligevel en god idé at gentage nogle af de fordele, som gør dette til et bedre alternativ:
- Tilgængelighed: Ingen behøver installere speciel software, sidde på en bestemt maskine eller bruge et bestemt operativsystem for at arbejde med systemet. Mac eller pc, laptop eller tablet – anything goes. Det giver mulighed for en mere kollaborativ og iterativ proces. Alt dette gør det enklere for mange at bidrage til arbejdet, så virksomheden kan decentralisere opgaver uden at miste kontrollen centralt.
- Funktionalitet: Virksomheder, der anvender et godt, cloudbaseret system, har normalt en løbende dialog med leverandøren om ny funktionalitet, de gerne vil se i produktet. Når leverandøren så videreudvikler løsningen i overensstemmelse med disse ønsker, bliver den nye funktionalitet tilgængelig for alle kunderne samtidig – uden tids- og omkostningskrævende opdateringer. Din virksomhed vil dermed altid have topmoderne funktionalitet til rådighed i budgetteringsarbejdet.
- Frikoblet fra it: Med systemet i skyen slipper virksomheden for at drifte sin egen lokale maskinpark med alt, hvad det indebærer af sikkerhedsopdateringer, patches, backuprutiner, energiforbrug, afskrivninger og den slags. Alt dette tager systemleverandøren sig af. Det gør løsningen tryg og frigiver samtidig kostbar tid, som it-folkene i din organisation kan bruge på mere strategiske opgaver.
- Hurtig udrulning: Cloudbaserede systemer som dette kan nemt tages i brug, uden at der kræves installation af noget som helst, og det er derfor fleksibelt og enkelt for virksomheder at komme i gang. Det betyder blandt andet, at virksomheder, der benytter rullende prognosticering, nemt kan opsætte en realistisk test på systemet, før de eventuelt erstatter budgettet med denne måde at tænke økonomi på.
Kort sagt …
Et cloudbaseret budgetsystem – i hvert fald et, der udnytter de teknologiske muligheder til fulde – er ikke alene nødvendigt for at gøre virksomhedens budgetarbejde enklere og mere effektivt, men også for at gøre det sikrere og mere fremtidsorienteret. Hvis du vil vide mere, opfordrer vi dig til at læse om, hvordan Effectplan som system adskiller sig fra konkurrenterne , eller vores artikel om syv opgaver i virksomheden der bliver enklere at løse med et godt budgetsystem .