Åpenhetsloven: Slik lager bedriften en offentlig redegjørelse

Hvert år innen 30. juni skal bedriften offentliggjøre sin redegjørelse for aktsomhetsvurderinger som er gjort det siste året. Hva er en slik redegjørelse, og kan den inkluderes i årsberetningen? Her er 6 sjekkpunkter for å oppfylle kravene i åpenhetsloven.

I denne artikkelen behandler vi tre grunnleggende spørsmål:

Hva er en offentlig redegjørelse etter åpenhetsloven?
Kan den offentlige redegjørelsen tas inn i årsberetningen
Hvordan lager man en offentlig redegjørelse?

Hva er en offentlig redegjørelse?

En offentlig redegjørelse er et begrep i åpenhetsloven, og det er knyttet til et annet viktig begrep i loven – aktsomhetsvurderinger. Kort sagt er den offentlige redegjørelsen en gjennomgang av og rapport over de aktsomhetsvurderinger som er gjort det siste året.

Aktsomhetsvurderinger har vi skrevet mer om før, og det handler grunnleggende sett om seks ulike steg:

Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer
Analysere eksisterende og potensielle konsekvenser
Innarbeide analysen i selskapets virksomhet
Overvåke selskapets resultater over tid
Rapportere om hvordan konsekvensene håndteres
Gjenoppretting, erstatning og klageordninger der det er påkrevd

Kilde: Norges OECD-kontaktpunkt for ansvarlig næringsliv

Åpenhetsloven i årsberetningen

I årsberetningen må bedriften opplyse om hvor den offentlige redegjørelsen er offentlig tilgjengelig, som regel en internettadresse. Henvisningen skal gjøre det mulig for alle å finne frem til redegjørelsen og må derfor være så presis som mulig.

Dere kan også inkludere den offentlige redegjørelsen i årsberetningen. KPMG skriver våren 2024 at Forbrukertilsynet har bekreftet at redegjørelsesplikten etter åpenhetsloven også kan oppfylles ved å ta redegjørelsen inn i selskapets årsberetning (regnskapsloven paragraf 3-3 a).

Dersom redegjørelsen tas inn i årsberetningen innebærer det at det ikke er nødvendig å utarbeide en separat redegjørelse etter åpenhetsloven. I slike tilfeller er det redegjørelsen om samfunnsansvar/bærekraftsrapporten/årsberetningen som må offentliggjøres på selskapets hjemmeside.

Den offentlige redegjørelsen om aktsomhetsvurderinger skal underskrives i tråd med regnskapsloven paragraf 3-5 om undertegning av årsregnskap og årsberetning. Som regel vil det være styret og daglig leder som må underskrive.

Disse skal signere for å forankre arbeidet i virksomhetens ledelse og ansvarliggjøre styret. Det er den signerte redegjørelsen som skal offentliggjøres. Elektronisk signatur vil, på samme måte som for årsregnskap og årsberetning, være tilstrekkelig.

Hvordan lager man en offentlig redegjørelse?

Hvordan lager bedriften en offentlig redegjørelse? Åpenhetslovens paragraf 5 definerer hva en offentlig redegjørelse skal inneholde. Under gjennomgår vi hva som skal være med og legger til vår anbefaling til hvert av punktene. Anbefalingene er basert på vår egen erfaring, historier fra kunder, samt eksterne kilder som vi linker til.

Før dere går i gang, vil vi gjerne dele to linker med dere. Siden åpenhetsloven har vi skrevet mange bloggartikler om hvordan bedrifter kan overholde loven, historier om hvordan ulike bedrifter jobber med åpenhetsloven – og mer. De er tilgjengelige her. Vi har også laget en pillarside om åpenhetsloven, som du kan besøke ved å trykke her.

Sammendrag av redegjørelsen

Det er ikke obligatorisk å lage et sammendrag, men for publikum er det en god introduksjon til hva redegjørelsen inneholder.

Beskriv omfanget av rapporten og hvilke avgrensninger som er gjort, og inkludert hvor dere vurderer at det er størst risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. Vær åpen om eventuelle områder rapporten ikke dekker, slik at leserne er klar over potensielle begrensninger.

Fortell så kort om hovedfunnene fra aktsomhetsvurderingene dere har gjort relatert til menneskerettigheter og arbeidsvilkår. Vær åpen om hvilke konkrete tiltak dere planlegger og/eller har gjennomført på bakgrunn av de viktigste funnene.

Diskuter målbare forbedringer eller endringer i praksis som følge av disse tiltakene – nå og fremover. Forklar hvordan disse bidrar til å oppfylle bedriftens retningslinjer, se andre punkt under.

La gjerne publikum som leser redegjørelsen få vite hvordan de kan få vite mer om redegjørelsens innhold og funn, inkludert mekanismer for varsling. Avslutt med å fortelle hvordan redegjørelsen er bygget opp.

De følgende punktene følger i praksis Forbrukertilsynets forslag til struktur, men vi har valgt å dele opp hvert av tilsynets punkter i to, slik at vi har seks punkter. Vi kan i aller høyeste grad anbefale å lese gjennom tilsynets forslag og øvrige informasjon om åpenhetsloven.

1. Hvordan organiserer bedriften arbeidet med kravene i åpenhetsloven – og hvem har ansvaret?

Dette er første steg mot å beskrive hvordan aktsomhetsvurderingene skjer i praksis. Her forteller du hvilke stillinger/roller i bedriften i bedriften som har ansvaret for at bedriften overholder åpenhetsloven, basert på innholdet i neste punkt. Forklar fordeling av ansvar og krav til rapportering, samt hvordan dere går frem for å vurdere risiko i egen virksomhet og i leverandørkjeden.

Beskriv så hvordan disse jobber i praksis for å oppfylle retningslinjene for menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Dette kan for eksempel inkludere jevnlige møter med leverandører, uanmeldte besøk og inspeksjoner, lagring av funn og data, eller gjennomføring av periodiske spørreundersøkelser.

2. Hvilke retningslinjer har bedriften for å håndtere negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold?

La oss begynne med å si at bedriftens retningslinjer for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold skal være besluttet av styret. Fortell gjerne leseren når retningslinjene ble vedtatt, samt hvor ofte de blir revurdert. Og link til hvor retningslinjene er å finne på bedriftens nettsider.

Lag her et kort sammendrag av retningslinjene, hvor dere beskriver hva som er de viktigste risikoene for bedriften, i hvilke land dere kjøper mest varer og tjenester fra, hvor leverandørenes underleverandører befinner seg, hvordan dere kan påvirke, og hvilke ambisjoner dere har.

Siden retningslinjene skal være tilgjengelige, kan det være greit å linke til disse. Lurer du på hvordan retningslinjene skal lages? Vi har laget en åpen og omfattende guide her.

3. Hva har aktsomhetsvurderingene avdekket av faktiske negative konsekvenser?

Begynn gjerne denne delen med å beskrive prosessen med å kartlegge eventuelle brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, hos leverandører og andre partnere. Hvordan gikk dere frem?

Fortell deretter hva aktsomhetsvurderingene har avdekket av negative konsekvenser. Ta også med forhold som dere ønsker å se nærmere på senere, hvor dere ikke har slått dere til ro med at alt er i orden. Henvis gjerne til relevante nasjonale og internasjonale lover, forskrifter og retningslinjer som eventuelt er brutt.

Dersom dere finner at det er spesielle geografiske områder eller bransjer som sliter mer enn andre med å overholde menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, bør det nevnes i dette avsnittet.

4. Hva har aktsomhetsvurderingene avdekket av vesentlig risiko for negative konsekvenser?

Mens forrige avsnitt beskrev de faktiske funnene av negative konsekvenser for menneskerettigheter, skal dere i dette avsnittet beskrive beskrive risiko for at negative konsekvenser kunne ha oppstått.

Begynn med å presentere de viktigste risikoene for menneskerettigheter som ble identifisert. Beskriv så hvordan de identifiserte risikoene ble rangert eller prioritert basert på faktorer som alvorlighetsgrad, sannsynlighet eller mulig påvirkning.

5. Hvilke tiltak har bedriften iverksatt for å stanse negative konsekvenser og risiko for at de oppstår?

Tiltakene som skal beskrives i dette avsnittet inkluderer ikke bare tiltak rettet inn mot faktiske og konkrete funn, men også tiltak for å redusere risikoen for at slike negative konsekvenser i det hele tatt oppstår.

Gi en detaljert beskrivelse av tiltakene som ble implementert, og forklar gjerne hvorfor dere har prioritert noen tiltak foran andre. Ba dere om innsyn eller utvidede bekreftelser? Hadde dere møter med leverandører? Spesifiser hvilke personer, avdelinger eller team som var ansvarlige for å utføre disse tiltakene.

Tiltak mot risiko for negative hendelser kan være dere gjennomfører grundigere aktsomhetsvurderinger i land og bransjer hvor risikoen er definert som relativt høy. Eller det kan være å gjennomføre grundigere undersøkelser av underleveransene til de viktigste leverandørene.

Møtte dere uforutsette utfordringer eller hindringer for å gjennomføre tiltak? I så fall bør dette nevnes her. Informer også leseren om tiltakene førte til utvikling av nye policyer, prosedyrer eller retningslinjer – det er også et tiltak. Det er også et tiltak dersom det er igangsatt opplæringsprogrammer for å støtte implementeringen av tiltakene.

6. Hva er faktiske og forventede resultater av tiltakene?

Her er vi ved nok et kjernepunkt i åpenhetsloven, når dere skal beskrive effektene av tiltakene som er gjennomført. Her kan dere for eksempel ta med følgende:

Allerede konkrete effekter på menneskerettigheter og arbeidsforhold i bedriftene som tiltakene angår.
Har myndigheter tatt tak i saken, så nevn det her.
Effekter på egen drift – har dere måttet bytte innsatsfaktorer og leverandører?
Hvilke effekter forventer dere å se i fremtiden?

Er du klar for å utforske verktøy som kan gjøre det mer effektivt å oppfylle loven, ikke minst å gjennomføre aktsomhetsvurderingene? Book inn et møte med oss i kalenderen under, så viser vi deg vår løsning for åpenhetsloven.